Microsoft OneNote

Con la digitalizzazione in corso da tempo in molte aziende, anche la creazione di note si è evoluta. È per questo motivo che Microsoft ha lanciato OneNote sul mercato diversi anni fa. Questo articolo descrive cos'è esattamente OneNote, a chi è destinato e cosa può fare l'utente con questa applicazione, per dare un'immagine chiara agli utenti potenziali.

Cos'è OneNote?

OneNote è un'app di note digitali, lanciata il 19 novembre 2003. L'app è ideale per conservare note, piani, ricerche e/o qualsiasi altra cosa da ricordare in un unico posto. Tutte queste informazioni vengono salvate automaticamente in taccuini online, accessibili facilmente su tutti i dispositivi. Con una funzione di ricerca, è possibile trovare rapidamente le informazioni rilevanti e organizzare, stampare e condividere i dati con facilità. Grazie alle opzioni di collaborazione, OneNote è utile sia per le aziende sia per le istituzioni educative.

Finora sono state rilasciate sei versioni di OneNote:

• Microsoft Office OneNote 2003
• Microsoft Office OneNote 2007
• Microsoft OneNote 2010
• Microsoft OneNote 2013
• Microsoft OneNote per Windows 10
• Microsoft OneNote 2016

OneNote per le aziende

OneNote è uno strumento utile per le aziende per vari motivi:

• Una delle ragioni principali è che facilita la collaborazione. Condividendo i taccuini, i dipendenti possono lavorare insieme in modo più semplice, specialmente per i progetti a cui partecipano più persone.
• Un altro motivo è la centralizzazione delle informazioni. OneNote funge da hub digitale centralizzato per i piani aziendali, le note e le idee, permettendo di conservare tutti i dati in un unico luogo.
• OneNote rende anche più facile organizzare tutte le informazioni. Le aziende hanno molti tipi di informazioni, che non sempre dovrebbero essere nello stesso appunto. OneNote consente di separare facilmente queste informazioni, facilitando così la ricerca di quelle rilevanti.

OneNote nell'istruzione

Anche le istituzioni educative possono utilizzare OneNote. Questa applicazione crea un ambiente di apprendimento personale per gli studenti e uno spazio di lavoro digitale per classi più grandi. OneNote offre spazi digitali per la collaborazione in lezioni e compiti, accessibili da diversi dispositivi. Dato che la digitalizzazione è in crescita anche nelle scuole e nelle università, avere uno strumento digitale per le note è perfettamente in linea con questa tendenza.

Questi appunti possono anche includere immagini e video, cosa impossibile con le note su carta. In questo modo, OneNote offre diverse opzioni a supporto della creazione di note.

OneNote: Funzionalità

Nel marzo 2014, Microsoft ha rilasciato una API per il servizio cloud di OneNote, che consente di inviare dati da altre applicazioni al OneDrive dell'utente. Questa API è utilizzata per due funzioni chiave di OneNote:

• OneNote Clipper: consente di catturare e salvare pagine web o parti rilevanti di esse per una successiva consultazione, inclusi PDF, immagini e video.
• Email to OneNote: associando un indirizzo email a OneNote, tutte le informazioni rilevanti possono essere inviate ai taccuini dell'utente tramite e-mail.

Altre funzionalità includono:

• Quantità illimitata di carta digitale
• Creazione di tabelle
• Categorizzazione delle note
• Tag per liste di cose da fare
• Collaborazione in un “taccuino condiviso”

OneNote: Vantaggi e svantaggi

Per fare una scelta consapevole, ecco alcuni vantaggi e svantaggi di OneNote:

Vantaggi:

• Versione gratuita con tutte le funzionalità incluse
• Webclipper
• Strumenti organizzativi
• Posizionamento libero di disegni, testi e allegati

Svantaggi:

• OCR limitato
• Nessuna geolocalizzazione
• Archiviazione locale solo su Windows

OneNote: Versione gratuita vs. versione a pagamento

OneNote è disponibile sia in versione gratuita che a pagamento. Sebbene le differenze siano minime, la versione a pagamento offre alcuni vantaggi aggiuntivi, come sticker per personalizzare le note, possibilità di archiviare file localmente su Windows e più spazio di archiviazione su OneDrive. Gli utenti della versione gratuita sono limitati a 5 GB di archiviazione.