SharePoint 2019

SharePoint 2019 è una piattaforma per la gestione della conoscenza e dei documenti. SharePoint è stato sviluppato da Microsoft e viene utilizzato come framework per la creazione di un sito web, utile per lo scambio di informazioni e la collaborazione online all'interno di un gruppo o di un'organizzazione. Ciò consente ai dipendenti di collaborare in modo sicuro, produttivo ed efficiente ovunque e in qualsiasi momento, su qualsiasi dispositivo.

Cos'è SharePoint?

SharePoint è la soluzione ideale per organizzare, gestire e semplificare tutta la conoscenza, le informazioni e i processi all'interno di un'organizzazione. Attraverso siti di team interattivi, è possibile creare file, dati, notizie o altre informazioni per ciascun reparto o team. È anche possibile ordinare, condividere e modificare i file. SharePoint è generalmente integrato con altre applicazioni Microsoft. Ad esempio, forma la base per la gestione dei documenti in Microsoft Teams. Inoltre, è anche possibile stabilire un collegamento con Power Automate e Power Apps, permettendo così l'automazione di vari compiti e processi aziendali in SharePoint.

Un concetto importante di SharePoint sono le biblioteche, dove vengono memorizzati i documenti. I documenti memorizzati vengono arricchiti con metadati collegati al documento. Le biblioteche possono avere il controllo delle versioni, consentendo di memorizzare ogni file digitale in SharePoint. Altre funzionalità di SharePoint includono lo scambio di informazioni, agende, compiti e sondaggi.

Perché utilizzare SharePoint?

Utilizzare SharePoint può essere molto utile quando un'organizzazione o un'azienda sta digitalizzando ulteriormente. È sempre più difficile mantenere le informazioni accessibili, sicure, rintracciabili, aggiornate e gestibili. I vecchi file server con dischi di rete non soddisfano più i requisiti necessari per le attività moderne. Infatti, i dischi di rete non sono configurati per l'organizzazione dei processi, che sta diventando sempre più importante per le aziende o le organizzazioni.

SharePoint è stato progettato come un sistema di gestione documentale (DMS) online. Ciò crea una piattaforma perfetta per la moderna gestione digitale dei documenti. La piattaforma consente di creare biblioteche di documenti, elenchi, flussi di lavoro e moduli. Come già accennato, è possibile gestire il controllo delle versioni e applicare automaticamente una politica di archiviazione. Inoltre, SharePoint dispone anche di profili personali. Infatti, è possibile aggiungere profili personali intranet, in modo che altri possano vedere con chi stanno lavorando, qual è il loro ruolo e quali sono i loro interessi. Questo consente all'utente di cercare qualcuno all'interno dell'azienda, migliorando così la comunicazione complessiva.

Inoltre, SharePoint è adatto per un sistema di gestione della qualità e della conoscenza intelligente. In questo modo, le informazioni aziendali e i processi possono essere registrati, gestiti e protetti in modo chiaro e centrale.

Applicazioni di SharePoint

Ogni azienda o organizzazione ha le proprie ragioni per scegliere di utilizzare SharePoint o meno. Di seguito sono riportate alcune motivazioni per cui le aziende o le organizzazioni utilizzano SharePoint.

SharePoint offre una piattaforma centrale a cui i dipendenti possono accedere facilmente per consultare informazioni e documenti per il loro lavoro. In questo modo, i dipendenti non devono cercare informazioni memorizzate in diverse posizioni, risparmiando tempo.

Inoltre, SharePoint può aiutare a migliorare la collaborazione all'interno di un'azienda o di un'organizzazione. Infatti, i documenti possono essere modificati in tempo reale, consentendo di vedere immediatamente cosa viene aggiunto o modificato.

Inoltre, SharePoint può essere utilizzato per automatizzare i flussi di lavoro. Ciò significa che determinate attività vengono eseguite automaticamente quando vengono soddisfatte determinate condizioni. Questo può portare a un aumento dell'efficienza dei processi e contribuire a prevenire errori.

Principali funzionalità di SharePoint 2019

La versione precedente di SharePoint, chiamata SharePoint 2016, presentava già alcune funzionalità utili. Queste funzionalità includevano: anteprima multimediale, supporto per file di grandi dimensioni, privacy completa e un'esperienza mobile migliorata. Con l'introduzione della versione migliorata SharePoint 2019, sono state aggiunte alcune funzionalità. Le principali funzionalità sono descritte di seguito:

Migliorato supporto per i processi aziendali

Le aziende o le organizzazioni si affidano a SharePoint come strumento per supportare la collaborazione, l'automazione dei processi aziendali e le applicazioni aziendali personalizzate. Spostare carichi di lavoro complessi o altri file nel cloud può essere molto caotico. SharePoint 2019 dispone di automazione dei processi e tecnologie per i moduli, come PowerApps e Flow, per facilitare la connessione con i dati on-premise.

Homepage di SharePoint

La homepage offre agli utenti un nuovo modo di iniziare. Semplifica il compito di trovare e aprire i siti SharePoint all'interno dell'azienda o dell'organizzazione. Gli utenti possono anche trovare notizie da siti suggeriti o dai siti che visitano regolarmente. Inoltre, è anche possibile creare siti direttamente dalla homepage, purché sia stato impostato dal amministratore.

Elenchi e biblioteche

La nuova anteprima offre esperienze moderne per elenchi e biblioteche sui siti di team. In questo modo, l'utente è sempre aggiornato con SharePoint online. L'utente riceve esperienze di elenchi e biblioteche standard ottimizzate in base alle attività comuni. Ciò consente agli utenti di copiare e spostare file utilizzando la barra degli strumenti. È anche possibile fissare documenti, aggiungere file come collegamenti, ci sono opzioni di filtro e ordinamento e si possono applicare formattazioni alle colonne.

Nuova esperienza di ricerca

SharePoint 2019 offre una nuova esperienza di ricerca. È possibile visualizzare i risultati prima di digitare qualcosa. Questi risultati si basano sulle intenzioni di ricerca più comuni e sono ottimizzati per ciascun individuo. I risultati della ricerca vengono inoltre aggiornati quando l'utente digita qualcosa, fornendo risultati di ricerca pertinenti. La pagina dei risultati di ricerca mostra inoltre una panoramica dei risultati raggruppati per tipo.

Fine vita di SharePoint 2019

I prodotti Microsoft hanno una data di fine vita (EoL). Ciò significa che un prodotto è supportato solo per un determinato periodo. Questo vale anche per SharePoint 2019, che prevede due diversi tipi di supporto: il supporto di base e il supporto esteso. SharePoint 2019 è stato rilasciato il 22 ottobre 2018 e il supporto di base è terminato il 9 gennaio 2024. La data di scadenza per il supporto esteso è il 14 luglio 2026; in questo caso, SharePoint 2019 riceverà solo aggiornamenti di sicurezza. Nuove funzionalità e miglioramenti saranno disponibili solo tramite il supporto di base.