Costo totale di proprietà: Microsoft 365 vs Office locale nell’arco di 5 anni

Microsoft 365 costa 13 € per utente al mese. Sembra semplice. Ma nell’arco di cinque anni un’organizzazione con 50 dipendenti pagherà quasi 40.000 € di costi di abbonamento, solo per le applicazioni Office. Una licenza Office 2024 Standard usata di Softtrader costa 140 € per utente, con un pagamento una tantum. In questo articolo calcoliamo il Costo Totale di Proprietà, cioè il TCO, per sette dimensioni di organizzazione, da 10 a 1.000 utenti, due pacchetti Microsoft 365 e due alternative usate. Il calcolo si basa sui prezzi Microsoft 365 di luglio 2026, dopo l’aumento di prezzo annunciato, e sui prezzi attuali di Softtrader al momento della stesura, ad aprile 2026. Su questi prezzi non sono ancora stati applicati sconti per volume.

Cosa confrontiamo?

Un confronto TCO corretto richiede un quadro chiaro. Confrontiamo in modo specifico i costi di utilizzo delle applicazioni Office desktop: Word, Excel, PowerPoint e Outlook. Questa è la funzionalità offerta sia da Microsoft 365 sia da una licenza perpetua di Office.

Microsoft 365 include inoltre servizi cloud che una licenza perpetua non comprende: Exchange Online per la posta elettronica, OneDrive per l’archiviazione cloud, Teams per le videoriunioni e SharePoint Online per la collaborazione. Non includiamo questi servizi nel calcolo, ma li trattiamo nella sezione “Cosa offre Microsoft 365 che Office locale non offre?”. Se la vostra organizzazione utilizza attivamente questi servizi cloud e non può o non vuole ospitarli internamente, questo è un fattore rilevante oltre al calcolo del TCO.

Gli importi in euro per Microsoft 365 sono indicativi e si basano sui prezzi di listino in dollari statunitensi di luglio 2026, dopo l’adeguamento valutario di febbraio 2026. Le tariffe definitive in euro possono variare in base alla regione e al tipo di contratto. I prezzi Softtrader sono quelli attuali al momento della stesura, ad aprile 2026. Per volumi più elevati, il prezzo per licenza può essere sensibilmente più basso.

Il calcolo: TCO per utente in 5 anni

Di seguito calcoliamo il costo totale su 60 mesi, cioè 5 anni, per utente, sulla base delle tariffe Microsoft 365 in vigore da luglio 2026.

Microsoft 365 Business Standard vs Office 2024 Standard

Microsoft 365 E3 vs Office 2024 Pro Plus

Cosa significa per la vostra organizzazione? TCO per dimensione aziendale

Il risparmio per utente diventa davvero evidente solo quando lo si moltiplica per il numero di dipendenti della vostra organizzazione. Di seguito trovate il TCO su 5 anni per sette dimensioni organizzative comuni, confrontato con Microsoft 365 Business Standard a 13 € per utente al mese.

E per le organizzazioni che oggi utilizzano Microsoft 365 E3, rispetto a Office 2024 Pro Plus a 150 € per utente:

Volumi elevati? Il prezzo diventa ancora più interessante. Microsoft offre sconti per volume sugli abbonamenti Microsoft 365, ma anche con le licenze usate il prezzo per utente scende in modo significativo con quantità maggiori. Queste differenze di prezzo non sono incluse nelle tabelle sopra, perché il prezzo per progetto dipende da vari fattori. Softtrader segue regolarmente progetti da 1.000, 5.000 e persino oltre 20.000 licenze. Richiedete un preventivo senza impegno per la vostra situazione specifica e riceverete entro 24 ore un’offerta su misura, inclusi gli sconti per volume.

Analisi del punto di pareggio: quando Microsoft 365 diventa più costoso?

Il punto di pareggio è il momento in cui i costi cumulativi di Microsoft 365 superano l’investimento una tantum in una licenza usata. Da quel momento in poi, con Microsoft 365 pagate di più di quanto avreste pagato con una licenza perpetua.

La conclusione è chiara: con Microsoft 365 Business Standard, una licenza usata diventa più conveniente in meno di un anno. Con Microsoft 365 E3, questo accade già dopo quattro mesi. I restanti 49 o 56 mesi del periodo di cinque anni vengono pagati in Microsoft 365 esclusivamente per l’abbonamento, mentre la licenza usata è già stata completamente ammortizzata.

Cosa offre Microsoft 365 che Office locale non offre?

Il calcolo del TCO confronta i costi delle applicazioni Office desktop. Tuttavia, Microsoft 365 include molto più delle sole app Office. Un confronto corretto richiede di chiarire cosa si ottiene con Microsoft 365 e cosa invece una licenza perpetua non include.

Microsoft 365 Business Standard include Exchange Online, posta aziendale con 50 GB di spazio, OneDrive con 1 TB di archiviazione cloud per utente, Teams per chat e videoriunioni, SharePoint Online per intranet e collaborazione, oltre alle versioni web e mobili delle app Office. Microsoft 365 E3 include inoltre licenze Windows Enterprise, strumenti avanzati di compliance e gestione degli endpoint tramite Intune. Per saperne di più, consultate la sezione pacchetti e prezzi Microsoft 365.

Se la vostra organizzazione utilizza attivamente questi servizi cloud, ad esempio Teams come strumento principale di comunicazione o Exchange Online come piattaforma di posta elettronica, allora questi servizi hanno un valore che non è stato incluso nel calcolo del TCO. La domanda è se questo valore giustifichi il costo aggiuntivo di 640 € fino a 2.040 € per utente in cinque anni.

Nella pratica, molte PMI utilizzano solo una parte limitata delle funzionalità di Microsoft 365. Se usate principalmente Word, Excel, PowerPoint e Outlook e la vostra posta elettronica è gestita tramite un server di posta interno o una soluzione separata, allora con Microsoft 365 state pagando per un ampio pacchetto di servizi che non utilizzate. In questo caso, una licenza perpetua di Office è la scelta più conveniente dal punto di vista economico.

Quando Office locale è la scelta migliore?

Office locale è la scelta più sensata se la vostra organizzazione soddisfa uno o più dei seguenti criteri.

Volete il pieno controllo sui dati sensibili. Con l’aumento delle violazioni dei dati e degli incidenti di cybersicurezza, sempre più organizzazioni si chiedono se le informazioni aziendali critiche debbano essere archiviate nel cloud. Office locale mantiene tutti i vostri documenti e dati all’interno della vostra infrastruttura IT, sotto il vostro diretto controllo. Softtrader riscontra sempre più spesso questa esigenza presso enti pubblici e semi pubblici, organizzazioni sanitarie, studi legali e fornitori di servizi finanziari che trattano informazioni sensibili o riservate. In questi settori, la sovranità dei dati non è solo una preferenza, ma spesso un obbligo di legge.

Utilizzate principalmente le applicazioni Office desktop e non avete bisogno dei servizi cloud offerti da Microsoft 365, come Teams, Exchange Online e SharePoint.

Volete costi IT prevedibili senza abbonamenti continui e senza futuri aumenti di prezzo.

Disponete già di una vostra infrastruttura IT oppure di un partner IT che la gestisce, e non avete bisogno di dipendere dai server cloud Microsoft.

In tutti questi casi, una licenza Office 2024 usata offre le stesse applicazioni Office di Microsoft 365, senza abbonamento, senza aumenti strutturali di prezzo e con supporto Microsoft fino a ottobre 2029. Per saperne di più, leggete la sezione sulle differenze tra licenze CSP e licenze usate.

E dopo cinque anni?

Un’obiezione frequente è: “Ma dopo cinque anni bisogna investire di nuovo in una nuova licenza.” È vero. Office 2024 è supportato fino a ottobre 2029. Dopo quella data probabilmente vorrete passare alla versione successiva, presumibilmente Office 2027 o una versione più recente.

Anche se dopo cinque anni investiste nuovamente 150 € in una licenza usata, il vostro investimento totale in dieci anni sarebbe di soli 300 € per utente. Con Microsoft 365 Business Standard sarebbero 1.560 € per utente nello stesso periodo, mentre con Microsoft 365 E3 si arriverebbe addirittura a 4.380 €. Il risparmio rimane quindi strutturale, anche in caso di rinnovi multipli.

Domande frequenti

I prezzi Microsoft 365 utilizzati in questo calcolo sono definitivi?

Il calcolo si basa sui prezzi di listino in dollari statunitensi di luglio 2026, dopo l’aumento di prezzo annunciato, convertiti in euro dopo l’adeguamento valutario di febbraio 2026. Le tariffe definitive in euro vengono stabilite da Microsoft per ciascuna regione e possono variare. Il rapporto tra i costi, tuttavia, rimane invariato.

Cosa succede se utilizzo già Microsoft 365?

Potete annullare il vostro abbonamento Microsoft 365 in qualsiasi momento dopo la scadenza del periodo in corso e passare a una licenza perpetua. Le applicazioni Office desktop funzionano allo stesso modo. Tenete però presente che, annullando Microsoft 365, perderete l’accesso a Exchange Online, OneDrive e Teams. Prima di annullare, eseguite un backup dei vostri dati nel cloud.

Le licenze usate sono legali?

Sì. Nella sentenza UsedSoft, causa C 128/11 del 2012, la Corte di Giustizia dell’Unione Europea ha confermato che le licenze software perpetue possono essere rivendute all’interno dell’Unione Europea. Potete approfondire il tema nell’articolo Licenze Microsoft economiche: affidabili e legali?

Posso acquistare anche software server usato?

Sì. Oltre a Office, presso Softtrader sono disponibili anche Windows Server, SQL Server, Exchange Server, RDS CAL e altri prodotti server Microsoft come licenze volume usate. Il vantaggio in termini di TCO si applica a tutti questi prodotti.

Quanto costa una licenza usata per volumi più elevati?

I prezzi indicati in questo articolo, 140 € per Standard e 150 € per Pro Plus, sono quelli attuali al momento della stesura. Per volumi maggiori, il prezzo per licenza è spesso ancora più basso. Richiedete un preventivo senza impegno e scoprite entro 24 ore quanto potete risparmiare.

Avete un’altra domanda? Consultate le nostre FAQ complete oppure contattate il nostro team.

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